Las escuelas de negocios más prestigiosas siempre hacen hincapié en el trabajo en equipo. Y las reuniones son uno de los momentos claves para ello. Porque te das a conocer y conoces a los demás. Prepararlas para que no se conviertan en encuentros tediosos, largos y desenfocados es esencial para garantizar su éxito. Porque al final, una reunión es un programa en directo: en el que aunque las cosas puedan parecer improvisadas, todo lo que no esté bien preparado puede fallar.
Por eso, fiarse de los consejos de los expertos, basados precisamente en las experiencia, puede ayudarnos a afrontar una reunión con mejor preparación y de ese modo, conseguir mejores resultados.
Aplicarlos te servirá para las reuniones diarias y para encuentros más extraordinarios. No importa que seas jefe o becario, los secretos para una buena participación en una reunión coinciden prácticamente en todos los niveles jerárquicos.
1Prepárate bien
Estudia y prepara bien el tema. Guioniza sus partes si te encargas de organizarla, sino averigua los temas y céntrate en ellos. Te ayudará a controlar nervios, si es que los tienes. Y aunque no los tengas, la comodidad de conocer el tema permite que podamos centrarnos en otras cosas y abrir nuestra mente para sumar, que al final suele ser el objetivo de cualquier reunión.
2Conoce a tu audiencia
Intenta conocer al resto de participantes. Si no son ya conocidos, averiguar datos profesionales sobre ellos te ayudará a sentirte más cómodo. Como en el punto anterior, aunque no lo creas conocer algunos datos te ayudará a avanzar mejor y comprender mejore según qué cuestiones. No se trata de indagar en cuestiones personales, pero sí de conocer correctamente el puesto que ocupa cada uno porque es reflejo de por qué está en esa reunión, sentado a tu lado o enfrente de ti.
3Sé puntual
Parece básico, pero no serlo ya es comenzar con mal pie. Para empezar si llegas tarde tendrás que dar una disculpa, pedir perdón y quizá aguantar malas caras si te han tenido que esperar. Llegar a tiempo te permitirá estar más relajado y analizar el entorno para sentirte más cómodo. Imagina que la reunión es… una entrevista de trabajo. ¿No se te ocurriría llegar tarde? Pues lo mismo se aplica a una reunión con clientes o con el profesor de tus hijos.
4Escucha, escucha y escucha
A veces estamos sólo pendientes de nuestra parte, de lo que nos toca decir o exponer. Y cuando lo soltamos, nos relajamos de tal manera que incluso desconectamos. Eso hace que se pierda la parte esencial de la reunión: compartir, crear juntos. Por eso también es importante controlar la duración de los encuentros: para evitar esas desconexiones. ¿Para qué sirve que alguien esté en una reuníón si realmente ‘no está’ en ella?
5Toma nota
Toma notas y presenta un resumen, o encarga que alguien lo presente. Puede que todo quede muy claro al momento, pero las cosas se olvidan, hasta de los acuerdos más importantes se pierden detalles si no queda escrito o grabado. Es el broche de oro. Prueba a hacerlo: las reuniones son mucho más efectivas. Y como decíamos al principio, la experiencia de una reunión tras otra es muy valiosa para probar qué funciona y que no: el resumen de cada reunión te dará esas claves.
Hoy celebramos a...