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Congresos virtuales, una oportunidad de la pandemia

CONFERENCE

Shutterstock | fizkes

César Nebot - publicado el 27/05/20

Las empresas organizadoras de eventos virtuales han visto multiplicar sus solicitudes para emplazar a los asistentes a un encuentro en redes en lugar de en hoteles o auditorios

El encuentro físico entre personas ha constituido la base para el intercambio de impresiones, afectos e ideas. De hecho, el término simposium, con el que designamos a los encuentros de intercambio de opiniones, significa en griego «beber juntos».Compartir espacio, mesa y bebida han constituido los ingredientes básicos para el comportamiento social e intelectual.

Pero la pandemia del covid-19 ha erradicado este comportamiento tan humano. Hemos dejado de ver a amigos, familiares y compañeros de trabajo, las reuniones de trabajo y los congresos han sido cancelados.

La cancelación que provocó mayor revuelo en la época temprana de la pandemia fue sin duda la del Mobile World Congress de Barcelona el pasado febrero. Desde entonces, los eventos han ido cayendo ante el avance del coronavirus y toda actividad basada en el encuentro ha tenido que reinventarse.

Desde el teletrabajo a la teleformación, las empresas han tenido que buscar otras vías para la transacción de su actividad para poder plantear su supervivencia en el nuevo escenario que abruptamente se ha perfilado.

Ante ello, los congresos y encuentros virtuales que antaño resultaban marginales han ido tomando fuerza como solución. El confinamiento ha propiciado el testeo de nuevas formas de interacción que sin esta situación excepcional jamás se había planteado al menos con tanta intensidad.

Las empresas organizadoras de eventos virtuales han visto multiplicar sus solicitudes para emplazar a los asistentes a un encuentro en redes en lugar de en hoteles o auditorios. Los congresos anuales programados buscan la transformación digital para no tener que parar su actividad.

Las plataformas que se están desarrollando van desde las videoconferencias de masas a espacios que recrean telemáticamente ambientes lo más parecido al espacio físico como quien maneja un personaje dentro de un juego virtual en el que interaccionar con los demás.  De esa manera, se pretende una interacción más allá de la videoconferencia, un espacio más parecido a una feria virtual con interacciones múltiples. Llevar las plataformas de videojuegos multijugador al ámbito de la interacción entre empresas para generar negocio.

De igual manera que este tipo de plataformas permiten un ahorro de costes en el ocio, se consiguen con mayor implicación en esta aplicación de la tecnología. Un congreso online no requiere de costes de sala, de alojamiento de ponentes, de merchandising físico, los costes pueden llegar a ser ínfimos en comparación de los de una feria habitual.

Pero además, permiten una ventaja aún mayor, la posibilidad de aprovechar una mayor economía de escala. Las ferias sectoriales permitieron un ahorro de costes importantes frente a a la clásica forma de dar a conocer los productos y servicios de forma individual.

Aglutinar muchas empresas y muchos clientes potenciales en el mismo espacio redujo costes de publicidad, de información, de negociación y coordinación. Pero, además, el coste dividido por el número de clientes alcanzados se reduce en la medida que aumenta el número de clientes.

Por eso mismo, el desarrollo de encuentros, ferias y congresos virtuales permiten una audiencia y alcance nunca pensado gracias a la tecnología de la información y de la comunicación actualmente disponible.

La crisis sanitaria actual ha sido el pistoletazo de salida no de una solución temporal para el desarrollo de encuentro virtuales sino de un nuevo modo de encuentro cuya popularidad y demanda no da la sensación que vaya a disminuir.

Desde los hogares que han tenido que optar por la educación a distancia de sus hijos hasta las grandes empresas empiezan a vislumbrar la opción de los encuentros virtuales como consolidada en un futuro inmediato. 

Por otra parte, la integración de esta solución en la rutina diaria ha permitido a modo de experimento testear el ahorro de costes de transporte, así como la reducción de emisiones de CO2 a pesar de que se alcanza a un mayor número de personas.

Tras la pandemia, más allá de la crisis que vamos a sufrir, algunos sectores van a experimentar modificaciones estructurales muy sustanciales entre sus relaciones y transacciones. Una vez que el equilibrio económico alcance el nuevo estado estacionario, comprobaremos que éste será diferente a cualquier anterior de igual manera que hace siglos los gremios encontraron en las ferias una forma de mejorar sus contactos y ventas.

Tras la pandemia, muchos sectores habrán cambiado y debemos estar atentos a estos cambios económicos y tecnológicos.

Esperemos que esta nueva era de la virtualización no acabe derivando en una marginación y confinamiento del encuentro real y acabemos perdiendo la dimensión humana de las relaciones. Tal vez, tomar consciencia de la oportunidad actual y de sus posibles consecuencias sea el primer paso para no perder el gozo del encuentro y de poder beber juntos.

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