Reuniones de empresa: ¿Cuándo son útiles y cuándo no?

Algunas recomendaciones para identificar por qué no son productivas y para solventar sus causas

En medios empresariales es frecuente dudar del aprovechamiento e incluso de la propia utilidad de las reuniones.

Son críticas frecuentes:

Si se ha colocado en momento inoportuno,
Si no se han preparado bien,
Si obedecen a intereses no manifiestos de los jefes o responsables de su preparación,
Que se pierde tiempo en discusiones sin término y no se llegan a tratar a fondo los temas previstos, saliéndose ordinariamente del guion previsto,
Si es una pérdida de tiempo, ‘para eso me hubiera quedado trabajando para completar lo que me queda por finalizar en este día’,
De si es o no el lugar más adecuado para corregir determinados comportamientos de falta de disciplina e incluso de lealtad
De si se convierte en plataforma de enfrentamientos de poder
De si sólo sirve para comunicar lo que el jefe quiere, sin escuchar ni valorar las aportaciones
Se abusa de su recurso sin discriminar previamente su utilidad, prácticamente se trabaja toda la semana para preparar las reuniones próximas
Todo se somete al consenso, cuando hay temas que corresponden a las competencias de cada puesto y sobra llevarlas a una reunión, las funciones están poco definidas

Podríamos completar una larga lista de críticas y objeciones que pueden tener bastante realidad si se olvidan unas reglas elementales para que su utilidad sea valorada positivamente por todos los implicados en la empresa.

Y esto afecta tanto a los órganos de decisión estatutarios o protocolarios, como a los de gestión establecidos internamente para mejor funcionamiento y coordinación en la empresa: Comités, Comisiones de trabajo, etc.,

Algunas recomendaciones:

Antes de convocar una reunión, debe estar clara la razón de su necesidad, nunca una reunión debe sustituir asuntos que se han de ver en un council individual del responsable con cada colaborador, pues hay temas que requieren ser tratados de un modo particular y no público. Saber discriminarlo define a los líderes
En cuanto a su estructura y proceso, una reunión debe tener siempre un fin definido, unos responsables (ponentes) de su preparación y un deadline medido para su preparación, participación, duración y seguimiento posterior de lo acordado, dejando claras las responsabilidades sobre los acuerdos alcanzados.
El buen gobierno exige que las funciones, responsabilidades y competencias de cada puesto estén definidas y se respeten las obligaciones de cada persona en el organigrama, así como de lo acordado en las reuniones.
Quien tiene autoridad sobre personas, la ética le exigirá no hacer dejación de la misma, aunque resulte más cómodo no ejercerla para que el grupo reunido tome decisiones que no le corresponden.
La reunión no debe nunca lugar para amonestar a una persona, menos en presencia de sus subordinados.
Es de justicia que el jefe o responsable rectifique públicamente si se dan nuevos datos o puntos de conocimiento y objetivamente resulte de justicia el hacerlo.
En las relaciones humanas en el trabajo y de modo mayormente manifiesto en las actividades grupales, la ética exige el cumplimiento de las virtudes de la convivencia:
1. Comprensión y paciencia ante los defectos de otros,
2. Respeto a sus opiniones en lo que es opinable,
3. Escucha activa,
4. Dedicar tiempo a preparar la reunión cuando el bien del conjunto lo exigiera por encima del propio trabajo;
5. Trasvasar los conocimientos y experiencias, no guardarlos para sí,
6. Claridad para reconocer la autoría de los trabajos, la originalidad en los conceptos, los méritos y no atribuirse uno lo que no le corresponde
7. No se puede avanzar a base de trepar sobre los compañeros, el primer efecto de esto es la pérdida de confianza en las personas, que es un bien común en el ambiente de trabajo