Quizás tú o alguien de tu círculo próximo vaya a empezar ahora con las clases. El comienzo de la escuela es la versión académica del Año Nuevo, ya que inspira a muchos a hacer nuevas resoluciones para el próximo año. Nos comprometemos a ser más organizados, hacer los deberes a tiempo (y no en el último minuto) y mantener ordenadas nuestras zonas de trabajo. Confiamos en que tener un año más organizado suponga tener un año más relajado. Con unas cuantas decisiones y el compromiso de cambiar nuestras costumbres de pequeñas maneras, podemos reducir el esfuerzo requerido de semana en semana, contribuyendo a un transcurso más suave a lo largo del año académico.
Escoge tu estilo
Todo el mundo tiene estilos organizativos diferentes y es importante aprender qué funciona mejor para cada uno. A menudo nos engañamos al pensar que cuanto más elaborado es un sistema organizativo, más éxito tendremos. Sin embargo, más complejidad a menudo significa más pasos. Podríamos empezar con una carpeta con etiquetas clasificatorias, para garantizar que todo tiene un sitio.
Para los que llevamos peor lo de organizarse, quizás nos demos cuenta de que a comienzos de octubre hemos incumplido nuestro propósito acumulando todos los papeles en las solapas laterales de la carpeta o incluso dejándolos flotar libremente por la mochila.
Si tienes tendencia al desorden, prueba con un método más simple. Usa dos carpetas o envoltorios plásticos. El primero será para papeles que necesites esa misma semana, como deberes, información extracurricular o textos que necesitarás para documentarte. En la segunda carpeta guardarás todo lo demás.
Por supuesto, te llevará algún tiempo encontrar un documento concreto en la carpeta de “todo lo demás”, pero te asegurarás de que tienes lo que necesitas para esta semana y que lo puedes encontrar rápido. Reduces los pasos para organizarte al tiempo que facilitas llevar un registro de lo más importante.
Es importante revisar regularmente la “carpeta de todo lo demás” y, al margen del sistema que lleves, puede resultar útil archivar periódicamente los papeles en casa, descargándolos de tu mochila o cartera. Recolectar papeles en la escuela y luego clasificarlos en casa puede ayudar a mantener el sistema en funcionamiento. Esto contribuye a utilizar una mochila más pequeña, con menos cosas que organizar. A menudo es útil llevar contigo lo menos posible, dentro de lo razonable, para lo cual será más necesaria una organización más mantenida.
Ordenar tu espacio
Un lugar de trabajo despejado facilita la tarea de organización y la de permanecer centrado en la tarea. Un escritorio es lo ideal, pero la mesa del comedor también sirve, siempre que esté ordenada y libre de distracciones. Una superficie pequeña tiende a atraer menos desorden y de hecho contribuye a una mejor organización. Si solo tienes espacio para un número limitado de artículos, tendrás que organizarlo y planificarlo más a menudo, por necesidad.
Crea un puesto de abastecimiento, con lápices, bolígrafos, reglas e incluso enchufes y cargadores. Puede ser un centro permanente o una cesta que muevas de un sitio a otro donde hagas los deberes. Al asegurar que tienes todo lo que necesitas, es menos probable que interrumpas tu estado de concentración al buscar herramientas o artículos que necesites. Disponer de un lugar ordenado y dedicado a trabajar ayuda a mantener la concentración y reducir la procrastinación. Nos permite poner otros aspectos de la vida en pausa para poder centrarnos en una única tarea.
Crear una rutina de organización
Los planes organizativos se mantienen mejor cuando se desarrollan con una rutina en mente. Escoge un momento del día para organizar, antes de empezar a trabajar o al recoger para el día siguiente. Muchos de mis clientes ponen una alarma diaria en sus móviles para comprobar si han revisado lo que necesitan para el próximo día y que todos sus deberes están donde deben.
Dedica un rato a la semana a purgar los papeles innecesarios, devolviendo cosas que no uses a su sitio y rebuscando basura u objetos olvidados en el fondo de la mochila. Igual que limpias la habitación periódicamente, limpia también tu mochila para mantener tu sistema bien engrasado y pulcro.
Usa un código de colores
Ya seas un organizador meticuloso o prefieras acumular todos tus papeles en el mismo sitio de la mochila, un código de colores te ahorrará tiempo y reducirá el estrés. Crea un sistema para reconocer documentos al instante. Hay personas para las que lo mejor es utilizar carpetas con un color diferente según la clase. Sin embargo, si prefieres un enfoque más simple, como el sistema de dos carpetas que mencionamos antes, puedes beneficiarte de los códigos de colores.
Todos hemos tenido la experiencia de estar buscando un documento esencial dentro de un mar de páginas en blanco y negro. Usando etiquetas de colores podemos reducir exponencialmente el tiempo de búsqueda. Puede ser de utilidad reservar estas etiquetas exclusivamente para tareas terminadas y por terminar. Esto hace que localizarlas y entregarlas sea más sencillo, al tiempo que permite una revisión rápida de que tienes todos los encargos que necesitas.
También puedes usar la clasificación por colores para planificarte, convirtiendo una lista de elementos en un mapa visual de tu situación actual con los encargos y proyectos. Esto reduce el tiempo de procesamiento durante la organización y planificación, al tiempo que relaciona el resto de elementos de tu sistema organizativo. Si estás usando un planificador o un calendario digital, que es recomendable, asegúrate de que controlas el color de los eventos y las fechas marcadas.
Externaliza tu organización
Los directivos y políticos no llevan un registro de su actividad diaria, de lo que comen o de lo que necesitan comprar en el supermercado antes de volver a casa. Tienen ayudantes que gestionan esos aspectos, de modo que pueden dedicar su concentración y su energía mental a hacer un trabajo más importante y tomar decisiones críticas. Con la tecnología de hoy, tú puedes hacer lo mismo.
Los planificadores físicos pueden olvidarse fácilmente, pero la mayoría de nosotros llevamos nuestros teléfonos encima gran parte del día, si no siempre. Si creas el hábito de usar tu smartphone para llevar un registro de tus tareas, deberes y horarios, no necesitarás almacenar esa información en tu mente. Tu móvil incluso puede recordarte la proximidad de una tarea. Si usas recordatorios basados en tu localización, puedes recibir un recordatorio concreto cuando cruces el umbral de tu casa, igual que con un asistente personal.
Puede que necesites algo de práctica, pero programando un recordatorio diario (o captando a un pariente para que te ayude a recordar algo), puedes comprobar tu planificador al menos una vez al día para garantizar que estás al tanto de las próximas tareas y eventos. Muchas personas adoptan el lema de “si no está en mi móvil, no existe”. Mientras seamos diligentes a la hora de mantener al día el trabajo de actualización de la información en los planificadores digitales, podemos relajarnos y centrarnos en el presente.
Una organización efectiva no tiene por qué ser compleja e impecable, simplemente tiene que funcionar cuando la necesites. Descubrir qué funciona mejor contigo, comprometerte a mantener una organización periódica y confiar en sistemas como los planificadores digitales y los códigos de colores, te permitirá tener un año académico más fluido y organizado.
