La clave es muy sencilla: aprender a delegar lo que hay que delegar Aumentar la productividad y que el volumen de trabajo estipulado salga en el menor tiempo posible con la máxima calidad, es el gran sueño de cada empresa. Si un equipo trabaja de forma eficaz y eficiente, la productividad será mayor y los resultados mucho más positivos.
Eficacia y eficiencia
Para poder ahondar más en estos asuntos y determinar las mejores acciones y estrategias para conseguir aumentar tanto la eficacia como la eficiencia, lo más importante es empezar definiéndolas bien. Ambos términos se consideran sinónimos y por supuesto, tienen una relación unidireccional intrínseca ya que la una sin la otra no funciona.
Eficacia: la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en algo que se ejecuta.
Eficiencia: la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.
A efectos prácticos y para entenderlo mejor, tanto con la eficacia como con la eficiencia se consigue cumplir el objetivo, pero la eficiencia (el trabajo eficiente) necesita muchos menos recursos (por ejemplo, el tiempo) para llegar a ese mismo objetivo. Por tanto, una persona que es considerada eficiente porque hace su trabajo y llega al objetivo de forma rápida y con calidad, también es eficaz, mientras que si no se es eficaz, no se puede ser eficiente.
Consejos para aumentar la eficiencia
La eficiencia es algo que se debe trabajar día a día, sobre todo actualmente que tenemos miles de inputs alrededor que nos distraen fácilmente llevándonos a una disminución del nivel de eficacia. Por esto mismo, en las empresas y en el trabajo en equipo es importante ofrecer técnicas y métodos para que todos los miembros del equipo estén más enfocados en sus objetivos y tareas diarias.
Veamos algunos puntos concretos de trabajo para aumentar la eficacia y la eficiencia:
– Pérdidas de tiempo: para conseguir aumentar tu eficacia y llegar a ser muy eficiente, debes identificar dónde estás perdiendo el tiempo. Seguro que te costará un poco porque hacer auto-análisis no es sencillo, pero para poder poner solución hay que identificar el problema. ¿Dónde pierdes el tiempo? ¿Qué te distrae y te absorbe? ¿Qué hace que pierdas el foco? Lo importante es no perder de vista lo importante, por atender y trabajando siempre sobre lo inmediato.
– Tareas pendientes: otro de los puntos básicos para ser más efectivo y eficaz en tu trabajo es saber qué tienes que hacer. Planifica tu trabajo con una lista de las tareas en función de tus objetivos y de tus prioridades. Así empezarás con el foco en lo que tienes que hacer marcándote objetivos de rendimiento que puedas luego verificar.
– Reparte tu tiempo de forma efectiva: El objetivo de este consejo es hacer el trabajo en el tiempo indicado, sin extender horas de trabajo que se mezclan con la vida personal y familiar. Es muy saludable para nuestra psique tener una vida privada además del trabajo, si queremos evitar estrés, el síndrome de burn out o cualquiera de las implicaciones psíquicas asociadas a una mala gestión del trabajo y del uso del tiempo.
– Potencia el arte de delegar: a todos nos cuesta y aunque parezca mentira, cuanta más responsabilidad tenemos en nuestros trabajos, más difícil es esto de delegar. Nos gusta creer que “si no lo hacemos nosotros”, no sale adelante con la misma calidad, o en los tiempos óptimos. El resultado de esta falsa creencia es que nos cargamos de infinidad de tareas no siempre necesarias, sin darnos cuenta de otras muchas acciones donde nuestra presencia podría crear un valor incalculable.
Delegar es una de las acciones más inteligentes que puedes acometer para que tu trabajo fluya y llegue a sus objetivos. Requiere responsabilidad y confianza en los demás. Cada uno es bueno en algo y tú en lo tuyo. Nadie puede ocuparse de todo. Determina qué puedes delegar y a quién, seguro de que sembrar confianza es una inversión eficaz de tu talento.
