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10 tips para organizar mejor tu trabajo

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Shutterstock-JETACOM AUTOFOCUS

Adriana Bello - publicado el 06/03/19

Cada día siempre tiene 24 horas, la cuestión está en cómo tú las aprovechas o malgastas

El tiempo es el único recurso no renovable del planeta y cada vez parece que tenemos menos. Pero la verdad es que para todos el día tiene 24 horas; sin embargo, a unos parecen durarle más que a otros y no necesariamente tiene que ver con cantidad de actividades. Te ha pasado que ves a un amigo o compañero de trabajo y te preguntas: ¿cómo logra hacer todo eso? Lo más probable es que sea una persona que administra muy bien su tiempo y aquí te damos algunos consejos para que tú también lo logres.

1. Audita tu tiempo

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Shutterstock-Artie Medvedev

Lo primero que tienes que hacer es tomarte una semana para analizar en qué se te va la mayor parte de tu tiempo. ¿Es viendo las redes sociales? ¿Es haciendo la tarea con los niños? ¿Es con la TV? ¿Es haciendo cierta tarea del trabajo? Analiza muy bien qué es lo que te toma más y menos tiempo y el porqué de cada uno para poder tomar medidas y ser más consciente de cómo inviertes tus 24 horas.

2. Haz una lista

Parece la cosa más obvia y probablemente lo hemos escuchado cientos de veces pero, aún así, no lo hacemos. Hacer una lista (en papel o en apps digitales) no sólo es para que no se te olvide algo, sino para visualizar todas las tareas que tienes que hacer. No lo veas desde el lago negativo, también cada vez que tachas algo de la lista te va a dar la motivación necesaria para seguir.

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Shutterstock-Roman Samborskyi

Asimismo, podrás ver qué tareas puedes agrupar (puede ser que en los 30 minutos que tarda la ropa en la lavadora, puedes mandar los mails que tienes pendiente), ordenarlas según su importancia y ver si lo que ocurre no es que te estás distrayendo sino que realmente es demasiado por hacer para cualquiera o lo estás ejecutando en el orden incorrecto. Lo más recomendable es hacer la lista la noche anterior (o al final de la tarde en el caso del trabajo) o muy temprano en la mañana para que empieces el día organizado y con metas claras.

3. Primero lo primero

Lo mejor es realizar en la mañana la tarea más importante; de lo contrario, vas a estar pensando en ella todo el día y saboteando cualquier “tarea menor” que realices antes de ella.

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Shutterstock-Kaspars Grinvalds

Además, usualmente en la mañana es cuando la gente tiene más energía y puedes usar ese sentimiento de satisfacción de haber cumplido el resto de la jornada. Igualmente, asigna una cantidad de tiempo a cada tarea de manera de administrarte mejor tomando también en cuenta otros horarios que no dependen 100% de ti (la salida de los niños del colegio, la hora de las comidas, el horario de la empresa, etc).

4. Evita los medios trabajos

Escribes un mail mientras revisas Twitter; firmas documentos mientras hablas por teléfono… algunos lo llaman multitasking, pero cuando son tareas tan diferentes que implican distintas áreas del cerebro, puedes terminar cometiendo errores o no realizándolas lo mejor posible.

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Shutterstock-JETACOM AUTOFOCUS

Trata de enfocarte en una tarea a la vez y eliminar la mayor cantidad de distracciones para ser más efectivo. ¿Tienes que escribir un reporte? Aparta tu móvil. Así lograrás escribirlo en 2 horas en lugar de 4 o 5 y aún te quedará tiempo luego para chequear tu móvil. Harás las mismas dos cosas, pero con mayor eficiencia y concentración.

Es cierto que hay tareas que puedes agrupar como dije anteriormente, pero es porque una de ellas se hace prácticamente sola. Por ejemplo, volviendo al caso de mandar emails mientras la ropa está en la lavadora, la máquina está haciendo todo el trabajo, tú sólo te pusiste un límite de tiempo para mandar esos emails que, conscientemente, es lo mismo que se tarda la lavadora en dejar tu ropa limpia.

5. Más tiempo libre

¿Qué cómo te vas a permitir más tiempo libre si ya con las horas que tienes no te alcanza? Está demostrado que después de 90 minutos, ya el cerebro no trabaja igual, así que es necesario darle un respiro.

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Shutterstock- ATK WORK

Asimismo, es importante darle unos minutos de esparcimiento mientras pasamos de una tarea a otra, sobre todo cuando son diferentes. Si estás en la oficina, puede ser bajar 10 minutos a caminar, tomarte un café, etc. Además, este tiempo entre tareas te da un margen de error en caso que te demores unos minutos más de lo que te habías propuesto.

6. Aprende a decir “no”

Una vez que tengas tu lista de quehaceres diarios, siempre habrán imprevistos que puedan surgir (por eso también tan importante un tiempo prudencial entre tareas en casos de emergencia); sin embargo, hay algunos a los que puedes decir “no”.

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Shutterstock-Kittisak Jirasittichai

Uno quisiera poder ayudar a todo el mundo, no molestar a nadie, etc pero también hay que reconocer que como seres humanos tenemos límites y no podemos hacer todo. Además, también puedes decir “hoy no puedo, pero mañana sí o la semana que viene”.

7. No esperes, aprovecha

La sala de espera de un consultorio médico, el camino en tren o metro al trabajo, todo esto es tiempo que puede ser aprovechado en lugar de estresarte o ponerte de mal humor.

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Shutterstock-Halfpoint

Puedes mandar mails, escuchar un podcast que te inspire, leer un capítulo más del libro, etc. Hoy en día con los aparatos electrónicos las posibilidades infinitas. Ese “no me gusta que me hagan perder mi tiempo”, a veces tú mismo le puedes dar la solución.

8. Deja a un lado la perfección

Si siempre buscas que quede perfecto, probablemente no pases de la primera tarea porque nunca será “lo suficientemente bueno”. Tampoco se trata de ser mediocre. Recuerda que nadie es perfecto y lo que debes perseguir es dar lo mejor de ti y continuar con la siguiente tarea.

9. Aprende a delegar

Esto puede ser difícil porque a veces nos cuesta dejar que otra persona haga lo que nosotros estábamos acostumbrados a hacer (mayormente porque no creemos que lo harán igual o mejor) o no tienes el tiempo para entrenar a esa persona.

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Sin embargo, delegar es importante para ahorrarte tiempo y permitirte invertirlo en otras actividades. Busca una persona que esté realmente calificada (que quizá te tome tiempo, pero sí existe y hasta te puede dar una grata sorpresa) o invierte ese tiempo de entrenamiento porque verás los frutos a largo plazo. Esto no sólo es en el trabajo, también aplica para el hogar si no vives solo.

10. Sí,a veces hay que hacer menos

No es que menos es más, pero sí mejor. A veces queremos abarcar demasiadas cosas y nos terminamos agotando sin lograr ninguna. No lo veas como un fracaso, sino como un reconocimiento, sin caer en comparaciones con los demás porque todos somos distintos. Con todas las herramientas anteriores, podrás verificar si se trata de una mala administración de tiempo, de exceso de tareas, de si no estás delegando algo que podrías, simple flojera o si tienes demasiadas distracciones o excusas.

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Shutterstock-GaudiLab

El mundo actual es muy ajetreado y a veces lo que se necesita es bajar la velocidad y hacer menos cosas, pero hacerlas, sin comprometer nuestro rendimiento y salud con la certeza que estás haciendo lo mejor dentro de tus capacidades y posibilidades.

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