Siguiendo el esquema propuesto por Stephen Covey, pueden distinguirse cuatro fases o generaciones en cuanto al modo de administrar el tiempo.
Una primera son aquellos que elaboran listas de tareas pendientes. Con ellas toman conciencia de lo que les queda por hacer, lo van abordando cuanto antes pueden, y van tachando, lo que siempre proporciona una sensación gratificante. Esto, no cabe duda, es ya bastante más de lo que son capaces de llegar a hacer muchos. Sin embargo, es aún un esquema de organización muy pobre, puesto que la mayoría de las veces la distribución del tiempo viene impuesta externamente por la mera sucesión de los acontecimientos.
Pertenecen a la segunda generación aquellos que intentan mirar un poco más adelante, y se programan mediante el uso de la agenda: van anotando acontecimientos, compromisos y proyectos de actividad futura, en la medida en que su tiempo les permite darles cabida. Su anticipación les confiere una mejor organización, pero aún rudimentaria, puesto que así no pueden valorar debidamente las prioridades: son simples distribuidores de tiempo.
La tercera generación suma a las dos precedentes la idea básica de establecer prioridades. Se centra en la necesidad de fijarse unos objetivos, con sus correspondientes plazos, y de acuerdo con ellos se prepara una planificación diaria que alcance la mayor eficiencia. Este planteamiento supone un gran avance respecto a la segunda generación, pues la clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar la agenda con arreglo a las prioridades.
Sin embargo, centrarse en la simple eficiencia en la programación y el control del tiempo tiene a menudo efectos contraproducentes.
Por ejemplo, es frecuente que dificulte la necesaria liberalidad y espontaneidad en el modo de organizarse, y que en consecuencia se resienta el desarrollo de las relaciones humanas, que son tan importantes y enriquecedoras.
Por esa razón, cabe pensar en una cuarta generación, que da aún un paso más: por decirlo de una manera poco académica, en vez de organizar el tiempo, procurar organizarse a uno mismo.
Hay tareas que, por su naturaleza, necesitan una atención inmediata. Son cosas urgentes que actúan sobre nosotros de forma imperiosa: el timbre del teléfono, por ejemplo, es urgente, reclama una atención inmediata.
Suelen ser tareas cercanas, que dan impresión de actividad, entretenidas. Lo malo es que muchas veces carecen de importancia y nos desorganizan. Ante lo urgente, reaccionamos; ante lo importante, no siempre.
Las cuestiones importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más esfuerzo, más reflexión personal, y es fundamental centrar en ellas la organización personal: hemos de actuar creativamente, no simplemente reaccionar ante lo que ocurre.
De lo contrario, nuestra vida se verá desviada con mucha frecuencia hacia lo urgente no importante, pues, curiosamente, las tareas más entretenidas y que más nos reclaman son precisamente ésas, las urgentes pero no importantes.
Hay también muchas otras tareas que son urgentes e importantes a la vez. Para mayor claridad, las posibles tareas que una persona puede hacer se podrían distribuir en cuatro cuadrantes, según su grado de urgencia e importancia:
Más urgentes y Menos urgentes
Más importantes
I. IMPORTANTES Y URGENTES
II. IMPORTANTES Y NO URGENTES
Menos importantes
III. NO IMPORTANTES Y URGENTES
IV. NO IMPORTANTES Y NI URGENTES
Está claro que las tareas no se dividen de modo tajante en importantes y no importantes, sino que hay una gradación, pero, para entendernos, podemos considerar ahora que todas pudieran clasificarse dentro de estos cuatro cuadrantes.
En un día cualquiera de la mayoría de las personas, suele haber bastantes tareas del cuadrante I, o sea, urgentes y que además tienen importancia.
Parecería que las personas que tengan grandes responsabilidades estarán todo el día atendiendo cosas urgentes e importantes, y aún le quedarán muchas para el día siguiente.
Pero si lo analizamos con detalle, veremos que no debería ser así. Precisamente por sus grandes responsabilidades es más importante que se organicen de modo que esas tareas urgentes e importantes no llenen su día por entero.
Si una persona dedica todo el día solamente a cosas del cuadrante I (urgentes e importantes), nunca dedicará nada de tiempo al II (a lo importante pero no urgente).
Y funcionando así, será difícil que organice su vida adecuadamente, porque irá a remolque de los mil pequeños problemas urgentes e importantes que le surgirán cada día y no dispondrá del sosiego necesario para acometer otras muchas cuestiones también importantes pero menos acuciantes, que quedarán habitualmente sin hacer.
Lo urgente e importante consume y agota la vida de muchas personas: listas interminables de cosas pendientes, constantes crisis menores que sólo ellos pueden atender, frecuentes interrupciones y retrasos que le impiden atender debidamente sus obligaciones, etc.
Cuando uno centra su vida en el cuadrante I (en lo urgente e importante), ese cuadrante va creciendo cada vez más, hasta que nos domina por completo.
Así se genera estrés, sensación de crisis continua, de estar siempre apagando incendios. Es como hacer frente a un oleaje fuerte y prolongado.
Llega una ola, un problema importante y urgente, y lo intentamos resolver, y quizá lo logramos, o quizá nos deja tendido en la arena. Se pone uno de nuevo en pie, y llega otra ola, que vuelve a golpearnos, y así una vez y otra, sin que podamos retirarnos un momento para pensar qué queremos hacer, adónde queremos ir, o cómo podemos hacer frente con eficacia a lo no inmediato (porque el problema es que resulta difícil pensar en cualquier cosa que no sea la siguiente ola).
Además, otro inconveniente es que esos asiduos ocupantes del cuadrante I, que son literalmente vapuleados por los continuos problemas de cada día, con frecuencia buscan alivio huyendo hacia actividades del cuadrante III (urgentes pero no importantes), o incluso —con más facilidad de lo que parece— hacia el cálido y acogedor cuadrante IV, refugiándose en tareas que no son ni urgentes ni importantes.
Es necesario pensar en cómo nos organizamos: más que orientarse hacia los problemas, es preciso tomar la iniciativa y dirigirse hacia las oportunidades, no dejarse organizar por los problemas.
De esta manera, se puede lograr reducir el tamaño del cuadrante I, o sea, disminuir el número de tareas urgentes e importantes de cada día, de modo que éstas puedan atenderse bien, pero dedicando suficientes energías al cuadrante II (el de lo importante no urgente), que ha de ser el espacio más amplio en una persona debidamente organizada.
Avanzar en el modo organizar del tiempo es efectivamente un reto tan difícil como importante.
Y para muchas personas es un terreno tan inexplorado que sólo con tener una cierta preocupación por avanzar en él y reflexionar de vez en cuando sobre qué camino tomar, sólo con eso, podrían lograr mejoras sorprendentes.
De lo contrario, uno se puede pasar la vida corriendo de un lado a otro, hablando por teléfono compulsivamente, debatiéndose entre cientos de gestiones inaplazables y multitud de reuniones interminables, intentando hacer más cosas de las que razonablemente somos capaces, y, encima, después de tanta fatiga, fracasar estrepitosamente.
Y quizá entonces viéramos que podríamos haberlo evitado con sólo hacernos unas cuantas consideraciones básicas sobre el modo de organizarnos.
En resumen, corremos el grave peligro de dejar de hacer muchas cosas, aun siendo muy importantes para nosotros, por el sencillo hecho de que no reclaman de modo imperioso nuestra atención.
Aprender a decir “no”
Cuando una persona está agobiada por cosas urgentes e importantes, le resulta muy difícil sacar tiempo para esas cosas que no apremian tanto pero que son también importantes.
Al principio habrá que seguir atendiendo las numerosas actividades urgentes e importantes del cuadrante I, pues estamos inmersos en ellas y no podemos dejarlas sin más. En esa situación, el tiempo necesario para el cuadrante II se puede obtener sacándolo fundamentalmente de los cuadrantes III y IV.
Luego, a medida que consigamos tiempo para trabajar en el cuadrante II, estaremos mucho mejor organizados y empezará a disminuir el cuadrante I. Entonces irá aumentando sensiblemente el rendimiento del tiempo, pues le daremos un uso mucho más efectivo.
Una de las claves está en identificar cuáles son esas tareas no importantes (o sea, los cuadrantes III y IV), para sacar de ahí tiempo. En las personas más perezosas, será el cuadrante IV (aquello que no es ni urgente ni importante) la principal fuente de pérdidas de tiempo.
En las personas más activas pero mal organizadas, será el cuadrante III (el de lo urgente no importante) el que más llene sus vidas y en el que habrá que entrar con decisión, y aprender a decir no a esas actividades que nos urgen frecuentemente pero que no debemos acometer.
En realidad, toda persona está diciendo constantemente no a algo. Lo malo es que si no lo dice a esas cosas que nos acosan invasivamente pero que no debemos hacer, probablemente lo esté diciendo a cosas mucho más fundamentales pero que no reclaman su atención.
Habrá personas cuyo problema no sea que les cueste decir no, sino al revés: siempre dicen que no, siempre llevan la contraria, parece como si les costara sangre manifestar acuerdo o asentir a algo.
Cada uno tiene que ver por qué lado va su problema (y que en unos ámbitos de su vida puede ser bien distinto que en otros), pues cada día decimos sí o no a muchísimas cosas.
La esencia de una buena organización personal está precisamente en saber discernir en cada caso si debemos decir sí o no, y nuestro error puede provenir de establecer mal las prioridades, de prever mal su puesta en práctica o de una falta de suficiente disciplina personal para atenernos a ellas.
La mayor parte de las personas piensan que su problema suele estar en esa última razón, en que les falta constancia y disciplina para llevar a cabo lo que repetidamente se han propuesto.
Sin embargo, si analizaran con más profundidad su caso, es probable que muchos advirtieran que su principal problema no es de autodisciplina, sino que está antes, en que no tienen unas prioridades suficientemente claras y desarrolladas.
El modo en que cada uno organiza su tiempo es consecuencia del modo en que cada uno ve sus prioridades. Para decir no al reclamo del entretenido cuadrante III, o al cálido y adormecedor cuadrante IV, hace falta tener las ideas muy claras en la cabeza, no sólo una gran fuerza de voluntad.
Equilibrio y flexibilidad
Hay que reflexionar sobre nuestro modo de organizarnos, sobre el necesario equilibrio personal entre todos los ámbitos de nuestra vida.
Parece claro, por ejemplo, que el éxito profesional no puede compensar el fracaso de un matrimonio roto, la salud perdida, el quebrantamiento ético o la traición a los propios principios.
¿Cuáles son esos ámbitos? Está la atención a la familia: el cónyuge, los hijos, los padres, etc. Está el propio trabajo, con sus realizaciones, sus expectativas y su necesidad de atender a la preparación profesional.
Está la salud y el descanso, que no conviene menospreciar. Es muy importante la cultura. No hay que olvidar tampoco las prácticas personales que requiera la coherencia con nuestras convicciones religiosas, que son un elemento muy importante en la vida de cualquier persona.
Para no equivocarse a la hora de diseñar el propio proyecto de vida, es preciso, en primer lugar, identificar los diferentes roles que uno representa, los diversos papeles que cada uno tiene que simultanear en su vida.
Por ejemplo, si nos fijamos en el ámbito familiar, uno puede tener su papel como padre o madre, como esposo o esposa, como hijo o hija, como suegro o suegra, como abuelo o abuela o nieto o nieta, etc.
En cada uno de esos papeles (lo digo en plural porque uno puede ser al tiempo esposa, madre e hija, por ejemplo), hemos de ver qué meta hemos de alcanzar, es decir, qué modelo de familia buscamos, cómo ha de ser la relación entre los componentes de la familia y a qué valores se da especial relevancia.
Y dentro de ese proyecto, hay que proponerse unos aspectos de mejora personal, y procurar ponerlos en práctica mediante detalles concretos: por ejemplo, ser más generoso en la dedicación de tiempo a tu mujer o a tu marido, atender con más cariño a los hijos, ser más paciente con tu suegro, actuar con mayor fortaleza o mayor comprensión en determinados casos, etc.
Si nos fijamos en el ámbito laboral, los papeles que nos toque representar pueden ser también muy diversos: como jefe de un equipo de personas y, a la vez, como subordinado y compañero de otras; como vendedor, como comprador o como competidor; como patrono o como trabajador; como profesor o como alumno; etc.
En cada caso hemos de saber qué esperamos de nuestro trabajo. Por ejemplo, sería muy pobre que lo viéramos sólo como un medio de obtener unos ingresos económicos, o como una simple forma de autoafirmación personal; siendo objetivos legítimos, serían insuficientes si no van unidos a otros más elevados, que nos hagan ver ese trabajo —entre otras cosas— como un servicio a los demás y a la sociedad.
A su vez, hemos de procurar concretar esas ideas: crear un mejor ambiente con los compañeros de oficina, fomentar el trabajo en equipo con determinadas personas, ser más puntual, trabajar con más esmero, cuidar más los detalles, adquirir una mayor cultura profesional, etc.
Estas consideraciones de tipo familiar y laboral se pueden extender a otros ámbitos de la vida, pero el papel más importante será el que representamos simplemente como personas.
En ese ámbito podrían incluirse cuestiones más de fondo: ser más sensible a las necesidades de quienes nos rodean, proponerse mejorar seriamente nuestra coherencia ética y religiosa, ver el modo de acrecentar nuestra formación y nuestra cultura, etc.
De todas formas, al final siempre se acaba por descubrir que todos los ámbitos están muy relacionados, y que muchas veces se mezclan y confunden. Es natural que sea así, por la unidad que posee en sí la vida del hombre, y aunque los hayamos separado por razones de mejor exposición, está claro que se intercomunican y que no pueden tratarse como compartimentos estancos.
Es decisivo encontrar un equilibrio en el que quepa la atención a todas las áreas de nuestra vida. Un equilibrio entre la utopía del que quiere abarcarlo todo ingenuamente y la simpleza de quien se polariza en un tema y considera incompatible con él todo lo demás.
Si no alcanzamos ese equilibrio, es fácil darse cuenta tarde de que nos hemos equivocado en aspectos importantes. Y la forma más lamentable de perder el tiempo es equivocar el camino.
De todas formas, dentro de tanta organización tendrá que haber bastante flexibilidad. Nuestra planificación, nuestra agenda, nuestras metas, han de ajustarse a nuestro estilo, nuestras necesidades y nuestra forma de ser: es la organización para ti, no tú para la organización.
Por más cuidado que uno ponga, siempre surgirán imprevistos que obligarán a subordinar nuestro plan a una necesidad superior, pero eso no debe inquietarnos, puesto que la organización ha de basarse en unos principios, no en sí misma.
Sería un grave error identificar la constancia y la firmeza propias de una buena organización personal con la idea de volverse rígidos e inflexibles.
Además, suele ser más bien al revés, pues la flexibilidad necesita de un recio fondo de firmeza, del mismo modo que la rigidez esconde muchas veces una débil y mal disimulada inseguridad.
Fragmento de un artículo originalmente publicado por encuentra.com
Hoy celebramos a...